社内で横領が発覚した場合にすべきことを弁護士が解説

横領をした社員に対する対応として、会社は毅然とした対応が求められます。

懲戒解雇も含めた厳しい懲戒処分を付すことが多いでしょう。

今回のコラムでは、横領した社員に対する具体的な対応に加えて、処分の前提となる証拠収集について解説をしていきます。

横領とは何か??

横領とは、自己の占有する他人の財物に対する不法領得の意思の発現行為と定義されます。

非常に分かりにくい内容となっています。

端的に言うと、他人の物を占有している者が、権限がないにも関わらず、所有している者でなければできない処分をしようとする行為です。

具体的に言うと、会社や顧客から預かっているお金を費消する行為や、預かっている高価なバックを転売する行為は、横領行為の典型といえます。

会社の業務により預かった物を横領した場合には業務上横領となります。

横領は依頼を受けて預かっている物を処分する行為です。

これに似た行為として窃盗があります。

窃盗は、他人が持っている物を何の権限もなく奪い、その物の占有を取得する行為です。

いずれの行為も横領罪や窃盗罪といった刑法に定められた行為に該当する犯罪行為といえます。

横領をした社員に対する対応は厳しく行う

解雇とは何か⁉️

社員が、管理している会社の資金や備品などの会社の財産を転売するなどの横領行為に及んだ場合、懲戒処分の中でも最も厳しい処分である懲戒解雇を選択することが多いです。

解雇とは、会社が、従業員との労働契約を一方的に終了させることで、従業員としての地位を一方的に奪う処分です。

解雇には、懲戒解雇だけでなく、整理解雇や普通解雇もあります。

その中でも、懲戒解雇は、不正行為に及んだ従業員に対する最も重い制裁です。

懲戒解雇は重い制裁

懲戒解雇の場合、退職金の全部または一部が不支給となったり、解雇予告手当が不支給となることもあります。

また、懲戒解雇の内、非違行為の程度が重い場合には、重責解雇として自己都合離職となることもあります。

これにより、失業給付金の支給開始時期が遅くなったり、支給日数が少なくなることもあります。

さらに、懲戒解雇を受けた場合、不利な事情として働き、転職活動に大きな支障が生じるおそれがあります。

このように懲戒解雇は、従業員に対して重大な影響を及ぼします。

そのため、懲戒解雇をするにあたっては、慎重な対応が必要となります。

横領をした社員を懲戒解雇する

社員による横領行為は、業務上横領罪に該当する可能性のある犯罪行為で、企業秩序違反の程度の大きい、重大な非違行為といえます。

そのため、会社としては、企業内秩序を維持するために、横領に及んだ社員を懲戒解雇とすべき事案が多いと言えます。

厚生労働省の通達においても、『極めて軽微なものを除き、事業場内における盗取、横領、傷害等刑法犯に該当する行為のあった場合』には、解雇予告手当を支払わずに即時解雇できるとされています(昭和23年11月11日基発第1637号、昭和31年3月1日基発第111号)。

この行政解釈を踏まえても、業務上横領を行った社員に対しては、原則として懲戒解雇を行い、厳正に対処することが求められることが分かると思います。

懲戒解雇をするにあたって考慮するべき事由

先程述べたように解雇が重大な処分であり、その有効性の判断基準も厳格なものですが、横領の事案の場合には、これを理由とした懲戒解雇は有効と判断されることも比較的多いといえます。

ただ、あらゆる事案において常に懲戒解雇が相当となるわけではありません。

解雇処分をするにあたっては、色々な要素を考慮した上で、必要とされる手続を確実に踏むように心がけます。

解雇処分をするにあたって考慮すべき事情

従業員が横領行為に及んだとされる場合、適切な調査手続を十分に踏むことなく、安直に懲戒解雇を行うケースがありますが、このような手続による懲戒解雇にはリスクがあります。

後述しますが、安易に解雇処分をすると、将来的に解雇が無効と判断され、会社が多大な経済的な負担を受けるリスクもあります。

そのため、たとえ問題社員が行った行為が横領行為であったとしても、判断の材料となる色々な事情を加味し、適切なプロセスを踏んだ上で解雇処分とすることが相当かを判断しなければなりません。

まず、横領行為を裏付ける客観的な資料が十分にあり、横領をした事実を事後的に十分に証明できることが大前提となります。

これを踏まえて、

①横領行為が業務上のものか、業務外のものか

②行為者の地位や職務の内容や責任の程度

③金額の大小

④金銭の使い道

⑤行為態様の悪質性

⑥被害回復の有無

などの事情を考慮し、解雇するだけの十分な理由があり、行った不正行為に対して重すぎない処分といえるかを検討します。

現金の着服については、裁判例は解雇処分を有効と判断する傾向が強く、たとえ、横領した金額が小さい場合でも同様に解雇が有効となることが多いです。

解雇が無効となるとどうなるのか?

解雇処分はとても重たい処分ですから、解雇が有効となるためには、それ相応の理由が必要です。

仮に、解雇とするべき理由がないにも関わらず、従業員を解雇すると、その解雇は無効となります。

では解雇が無効になると、会社はどのような不利益を受けるのでしょうか?

バックペイの支払い

解雇が無効になるということは、解雇は無かったことになりますから、それはすなわち、雇用契約がまだ続いていることを意味します。

契約が続いているとしても、従業員が出社していない以上、給与を支払う必要はないのでは?と思うかもしれません。

しかし、答えは『NO』です。

なぜなら、会社による一方的な解雇処分によって、従業員は働こうにも働けない状況になってしまっています。

従業員は、いつでも仕事をしようと思えばできたにも関わらず、会社がこれを拒否しているわけです。

このような場合、会社側の責任によって仕事をできなくなったことを理由に、たとえ仕事をしていないとしても、解雇後の賃金を払わなくてはいけません。

解雇処分から解決までに時間が経てば経つほど、このバックペイはどんどん大きくなっていきます。

解決金の支払いも

先程解説したように、解雇が無効となれば雇用契約は存続していることになります。

そうすると、従業員は、会社に復職をして仕事をすることになります。

しかし、従業員側だけでなく会社側においても、一旦解雇処分とした従業員を復職させることに強い抵抗を覚えることがほとんどです。

解雇によって、双方の信頼関係はかなり傷ついていますし、在籍している従業員との関係もギクシャクすることが多いからです。

そこで、解雇処分の無効によって、従業員が会社に復帰することを避けるため、会社が従業員に対して、一定程度の解決金を支払わざるを得ない事態が生じることもあります。

残業代請求を受けることも

在籍中、残業代の問題が表面化していなかったとしても、解雇の問題で弁護士などの専門家に相談したことで、残業代の未払いの問題が表面化することがあります。

在籍中に残業や休日出勤をしたにも関わらず、割増賃金が支払われていないのであれば、解雇の有効無効に関わらず、残業代の請求を受ければ払う必要があります。

残業代の時効は、かつては2年でしたが、現在では当面の間は3年ですが、数年後には5年となります。

時効期間が長くなったことによって、かつてと比べると会社による残業代の負担は2.5倍増えることになります。

横領はなぜバレるのか??

従業員による横領行為は、時に数億円といった巨額に上ることもあり、テレビ報道などで大きく取り上げられることもあります。

では、なぜ横領行為は会社に発覚してしまうのでしょうか?

人事異動によって発覚する

業務上の横領行為の場合、横領の多くは、自分自身が担当している業務の過程を通じて行われます。

そのため、自信が担当している間は、何とか担当している間は隠し通すことができても、定期的に行われる人事異動によって、不正行為が発覚することがあります。

そのため、従業の不正を防止するためにも、定期的な人事のローテーションは重要であることが分かると思います。

回数や金額がどんどん増えるから

横領行為は、初めのうち会社にバレないように恐る恐る行われるものです。

しかし、横領を繰り返すうちに、犯罪を行なっている自覚が次第に薄くなっていき、会社も横領行為に全く気付く様子もないことから、日に日に横領する金額や回数が膨らんでいくことがあります。

すると、気が付いたら、到底自分自身では補填することの出来ない程に横領額が膨らんでしまい、遂に会社に発覚してしまうことがあります。 

外部機関からの指摘により発覚する

多くの企業では、顧問税理士や会計士に税務申告や会計手続を依頼されていることが多いでしょう。

その申告手続や会計処理において、不自然な取引や履歴が税理士などから指摘されることがあります。

また、税務調査が行われる場合、調査官が会社の帳簿や請求書などの資料を調査することで、不自然な取引を指摘され、これがきっかけとなり、従業員の不正行為が発覚されることがあります。

懲戒解雇をするにあたって行うべき調査

なぜ調査が必要なのか??

会社が、横領を行った従業員を懲戒処分とする場合、その横領行為の存在が客観的にみて明らかであることが必要です。

特に、懲戒解雇をするような場合、解雇処分がとても厳しい処分であることから、処分の前提となる横領行為の存在が誰がみても明らかと言えるほどに、客観的な資料により裏付けられいることが必要でしょう。

つまり、従業員や関係者が『Aさんは怪しい。』とか『Aさんが最近羽振りがいいから横領しているのでは⁉️』といった噂レベルで、横領行為を認定することはできません。

適切な調査なくして懲戒解雇をすると、その解雇は無効となる可能性が高いでしょう。

どのような調査が必要なのか??

まずは資料から調査しよう

横領行為が業務過程で生じている以上、何らかの発覚の端緒があるはずです。

例えば、実地棚卸をしてみたら、在庫商品の不足が確認されたり、顧問税理士から現預金の残高が一致しないとの指摘を受けるといった具合です。

しかし、これら端緒を認識したとしても、直ちに横領行為があったと認定することはできません。

単なる事務手続上の過誤によるものかもしれません。

まずは、この端緒となった事情が懲戒事由となる非違行為によるものなのか、誰がこの非違行為に関与しているのかを調査しなければなりません。

この調査をするにあたって、いきなり関係者に聴き取り調査を行うことは控えるべきです。

なぜなら、客観的な裏付けが十分ではない状況で関係者に聞き取りをしたとしても、効果的な質問ができない可能性があります。

また、このような状況の場合、聞き取りを行うべき関係者の範囲を特定することも困難でしょう。

そのため、まずは客観的資料を確認してから関係者への聞き取りを行うべきでしょう。

客観的資料から確認する方法とは?

聞き取り調査の前に、問題が生じている業務過程に関係する資料や資金の流れを精査し、単なる過誤ではなく不正行為であるかを認定できるかを検討します。

これに加えて、帳簿類や稟議書等の記載内容や押印状況、商品や現金の管理保管状況を踏まえて、その非違行為に関与した可能性が高い従業員を特定していきます。

また、不正行為を隠蔽するために、帳簿類の偽造が行われていることも多々あります。

そのため、多数の帳簿類を照らし合わせながら、帳簿類の操作された過程を特定します。

その上で、帳簿の操作を行なったり、それを指示できた関係者を特定していきます。

このように、客観的資料の収集をし、これを精査することで、不正行為の概要をある程度把握できれば、関係者への聞き取りに進みましょう。

関係者への聞き取りとは何をすべきか?

聞いていく順番は?

まず、聞き取り調査を行う順番ですが、いきなり、不正行為を行ったと思しき従業員にいきなり聞くことは控えるべきです。

なぜなら、利害関係のない関係者やこれを直接見聞きした関係者から聞き取り調査を行うことで、ぼんやりとしていた不正行為の概要を、より一層明確なものにすることができます。

これにより、横領をした当の本人に対して、効果的な質問ができたり、本人の回答に対して矛盾を指摘できたりし、本人への聞き取り調査の実効性が高くなる可能性があるからです。

そこで、横領行為を申告した関係者がいる場合には、その関係者から聞き取りを進め、非違行為に関与していない従業員の聞き取りを行った後、最後に不正行為に関与した者を聞き取ります。

大人数では聞き取りしない

本人への聞き取りが任意ではなく強制されたと事後的に言われないようにする必要があります。

そのため、横領をしたと思われる従業員1人に対して、何人もの担当者や上層部を同席させることは控えましょう。

圧迫的な聞き取りがなされたと言われないようにするため、聞き取りの担当者は質問者1名とその補助者1名程度にしましょう。

聞き取り内容

本人への聞き取りの目的は、不正行為の全容を解明することです。

そのため、ついつい、横領行為の核心部分をストレートに聞いてしまいがちです。

まずは、『この聞き取りは任意によるもので、喋りたくなければ喋らなくていい。』と伝えます。

次に、不正行為と直接関係のない事情を聞いていきます。

ただ、既に、これまでの調査で判明している事情はあえて聞く必要はありません。

その上で、横領行為の周辺事情を聞いていき、その後に横領行為の核心に迫っていきます。

聞き取り方法

答えを誘導するような質問は控えます。

つまり、『横領をしたのか?』『この事実はあったのか?』といったように、イエスかノーで答えることができる質問は控えるべきです。

本人への聞き取りを行う目的は、不正行為の全容を解明させることであって、本人に不正行為を認めさせることではありません。

しかし、先ほどのような質問では、横領行為の全容を解明させることはできません。

そこで、本人に具体的な内容を回答させるような質問をするように心がけてください。

録音するべきか

聞き取り調査を行う際、補助者が、本人に対する質問内容やこれに対する回答内容をメモすることが多いでしょう。

しかし、この聞き取りの内容について、事後的に本人が『そんなこと言っていない』と争うことがあります。

また、全ての質疑応答の内容を正確に記録することは、容易いものではありません。

しかも、その記録に追われるあまり、臨機応変な質問をすることができないおそれもあります。

そこで、本人の事情聴取の内容を録音しておくことも必要です。

その場合には、事情聴取の導入部分(言いたくなければ言わなくていい。)も含めて録音するようにしましょう。

横領を予防する方法は何か?

横領行為は、会社に重大な損失を生みます。

経済的な損失だけではありません。

従業員が横領行為に及んだことは、従業員の会社に対する信用度や忠誠心を揺るがせ、会社内部の秩序を乱します。

また、横領行為が報道などを通じて外部に周知されると、コンプライアンスの意識の低さを露呈させることになります。

その結果、会社の社会的信用も落ちてしまいます。

そのため、従業員による横領行為が生じないように、会社はその予防策をしっかりと講じておくべきです。

不正を予防する仕組みづくり

横領行為は、経理担当者による不正経理によって行われることが多いです。

そこで、経理担当者の権限が大きくなりすぎないように仕組みを作ることが大事です。

まずは、1人の経理担当者によって預金や小口現金を自由に動かせないようにします。

そのためには、出金伝票と承認制度を作ります。

具体的には、資金を動かすためには出金伝票の作成をし、これを上司に提出した上で、上司がこれに承認印を押印することを要件とします。

また、小口現金額と帳簿残高が一致しているかを毎日チェックするようにします。

さらに、経理担当者と銀行員を管理する担当者を分けて、経理担当者一人で大きな資金を動かせないようにします。

ネットバンキングの場合には、ワンタイムパスワードを管理する従業員を経理担当者とは別の従業員に指定します。

研修を行う

従業員に対して、会社のコンプライアンス部や外部の弁護士が行う研修を受講させます。

研修では、過去の横領事例を紹介し、横領に及んだ場合には、懲戒解雇を受けるだけでなく、刑事罰を受ける可能性があることを解説します。

さらに、横領行為が如何にして発覚するのか、横領行為は隠しきれないものであることも伝えるようにします。

一回きりではなく、定期的に実施することで、横領行為とは何か、横領に対する処分内容などを従業員に十分に理解してもらうようにします。

人事異動を定期的に行う

先程解説したように、人事異動を契機に不正行為が発覚することが多くあります。

このように人事異動は、不正行為を発覚したり、これを予防する役割があります。

そのため、1人の従業員に特定の部署や業務を任せっきりにしないで、定期的に人事異動を行うようにします。

最後に

横領が発覚した場合には、これを把握できるだけの証拠収集が大事となります。

無茶な聞き取り調査によって解雇処分をすると、会社が多くの損失を受けるリスクがあります。

横領の予防からその調査に至るまで、弁護士に相談しながら進めていくことが重要です。

当事務所では初回相談30分を無料で実施しています。

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